Come usare i Moduli Google per gestire le colazioni in camera (e non solo!)

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In questo periodo di grandi dubbi dovuti all’emergenza Covid, i gestori di hotel e bnb si stanno domandando come riorganizzare i processi interni.

Nel caso delle colazioni, la sospensione (temporanea) dei buffet porta a doversi organizzare per alternative, quali il servizio di colazione in camera o servita al tavolo.

Fortunatamente esistono servizi completamente gratuiti che in questo periodo di indecisione permettono di attivarsi rapidamente per poter cominciare a lavorare.

Vediamo ad esempio come utilizzare lo strumento gratuito “Moduli” di Google per gestire le prenotazioni in camera, prendendo spunto dalla configurazione sviluppata insieme agli amici e clienti del B&B Viola Relais (Desenzano del Garda).

Cosa è “Moduli” di Google?

Moduli è un servizio gratuito di Google che nasce per creare facilmente moduli, questionari o quiz online che possono successivamente essere condivisi e compilati da chiunque, da smartphone o PC, senza richiedere alcuna installazione di app.

Come utilizzare i Moduli di Google per la gestione delle prenotazioni?

Il caso d’uso per le colazioni in camera si figura come segue:

  1. L’albergatore prepara un modulo inserendo le varie opzioni per la colazione;
  2. Una volta ultimato il modulo, l’albergatore condivide il link con gli ospiti (nella e-mail per il self check-in, mostrando codice QR nelle zone comuni, stampandolo sul retro della porta delle camere, etc.);
  3. L’ospite apre il link sul suo smartphone e procede con il selezionare la propria colazione per il giorno seguente;
  4. L’albergatore riceve immediatamente gli ordini, man mano che vengono comunicati;

Alcune comode funzionalità nella creazione di un modulo:

  • Si possono specificare campi obbligatori e facoltativi
    In questo modo si può chiedere come obbligatorio il numero della camera ed il cognome dell’ospite lasciando invece facoltative le scelte del menu della colazione.
  • Si può scegliere di abilitare o mettere in pausa il modulo in qualsiasi momento
    In questo modo si può limitare la prenotazione della colazione in un periodo concordato (es: 18.00 – 22.00).
  • Si possono ricevere notifiche via email all’arrivo di ogni nuova risposta
  • Si possono collegare le risposte provenienti dal modulo in modo tale che confluiscano in un foglio tipo “excel
    In modo tale da rendere più facile la visualizzazione e gestione degli ordini (esempio: somma dei cornetti alla marmellata prenotati).

Un esempio vale più di mille parole

Puoi provare con le tue mani l’esperienza di prenotazione dell’ospite provando il questionario di test che abbiamo preparato premendo il bottone qui di seguito.

Di seguito è mostrata la pagina stile “excel” (sull’applicazione online gratuita Fogli di Google) generata automaticamente da Google Moduli con tutte le prenotazioni provenienti dagli ospiti, man mano che vengono ricevute:

Istruzioni per provare in autonomia

Il nostro consiglio è quello di provare in autonomia il servizio, in quanto nella creazione del modulo sono presenti istruzioni passo passo che vi accompagnano e non ci sono pericoli di “fare danni”.

Per iniziare è sufficiente avere un account Google (quello usato per Gmail) ed andare alla pagina Moduli di Google.

ℹ Istruzioni per ricevere una notifica e-mail ogni volta che si riceve una nuova risposta al modulo

1. In fase di configurazione del modulo, nella parte superiore, fai clic su Risposte.
2. Fai clic su Altro Altro.
3. Fai clic su Ricevi notifiche email per le nuove risposte.

Conclusioni

Abbiamo voluto condividere con voi la soluzione trovata insieme ai nostri amici e clienti del B&B Viola Relais di Desenzano del Garda, sperando che possa essere d’aiuto ad altre strutture accomunate dalle stesse sfide di riorganizzazione dei processi interni.

Se pensi che questo articolo sia utile, puoi condividerlo con i tuoi colleghi o sui social.

In questo articolo abbiamo affrontato la gestione delle colazioni in camera ma il servizio Moduli si presta bene anche per altre situazioni dove è utile ricevere informazioni dagli ospiti, in modo più strutturato rispetto alle email o telefono.

Alcuni esempi:

  • iscrizione a gite organizzate dalla vostra struttura;
  • cassetta dei suggerimenti (anonimo);

Aspetti positivi 👍

🟢 Servizio completamente gratuito.
🟢 Ottimo per strutture medio piccole.
🟢 Non serve installare alcuna app.
🟢 Elevata personalizzazione del questionario.

Aspetti negativi 👎

🔴 Serve un minimo di controllo giornaliero sul documento Excel per evitare prenotazioni doppie o errate.
🔴 Con l’aumentare delle camere aumenta il lavoro manuale.
🔴 Il modulo è accessibile a chiunque conosca il link di accesso (quindi l’ospite può entrarci anche dopo il check-out). In tal caso è consigliato sostituire i moduli di tanto in tanto.

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